Sinds 1 januari 2026 stuur je als Belgische onderneming je facturen aan andere bedrijven niet meer gewoon als pdf. Ze moeten gestructureerd en elektronisch vertrekken, via Peppol. Ik krijg er nog altijd vragen over, vooral van klanten met een webshop of een eigen facturatiemodule op hun website. Ze verkopen vooral aan particulieren en denken dat het hen niet aangaat. Dat klopt maar half.
Wat er sinds januari veranderd is
Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Zo'n factuur gaat rechtstreeks van de software van de ene onderneming naar die van de andere. Een pdf via e-mail of via een platform volstaat niet meer, schrijft de overheid op efactuur.belgium.be. Heeft je onderneming een actief btw-nummer, dan geldt het ook voor jou.
Het verschil met een pdf is wezenlijk. Een pdf bevat geen gestructureerde gegevens en is dus geen gestructureerde e-factuur, zoals VLAIO uitlegt. Een e-factuur is data die de software van je klant kan verwerken zonder dat iemand iets overtypt.
Het transport loopt via het decentrale Peppol-netwerk. Je facturatie- of boekhoudsoftware maakt daarvoor een beveiligde verbinding met dat netwerk. Volgens de Europese Commissie gebruikt België de Europese norm EN 16931 en Peppol BIS 3.0, en ligt de basis in de federale wet van 6 februari 2024 die het btw-wetboek wijzigde.
De verplichting geldt voor alle binnenlandse B2B-handelingen met btw, ook die met verlegging van heffing, tenzij ze vrijgesteld zijn onder artikel 44 van het btw-wetboek. Intracommunautaire leveringen en diensten die in een ander EU-land belast worden, vallen erbuiten. De FOD Financiën aanvaardt ook dat de verplichting niet geldt voor ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, zelfs als ze hier een btw-nummer hebben (bericht van de FOD).
Ook als je alleen aan particulieren verkoopt
Facturen aan consumenten vallen niet onder de verplichting. E-facturatie naar consumenten is in België vrijwillig. Maar ontvangen moet je wel. Op 7 april 2026 verduidelijkte de overheid dat een onderneming die alleen aan particulieren factureert, maar aankoopt bij een Belgische onderneming, de e-facturen van die leverancier moet kunnen ontvangen (bericht over het einde van de tolerantie). Ook btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen in principe onder de verplichting.
Alleen wie geen enkele factuur uitreikt aan of ontvangt van Belgische btw-plichtigen, valt erbuiten. Voor een webshop is dat zelden het geval. Je hebt een hostingpartij, een boekhouder, een leverancier van verpakkingen.
Wat dat betekent voor een webshop met zakelijke klanten
Hier zit voor mij het eigenlijke werk. De ontvangstplicht geldt volgens de Europese Commissie voor klanten die hun Belgisch btw-nummer opgeven voor een binnenlandse handeling. Verkoopt je webshop zowel aan particulieren als aan bedrijven, dan moet je bij elke bestelling weten met welk type klant je te maken hebt. Geeft een klant een Belgisch btw-nummer op, dan hoort die factuur via Peppol te vertrekken. Bij een particulier mag het een gewone pdf blijven.
Dat is mijn lezing van de regels, geen specifiek advies van de overheid voor webshops. In de praktijk vraagt het een btw-veld bij zakelijke bestellingen, een controle op dat nummer en een koppeling tussen je webshop en facturatiesoftware die met Peppol verbonden is. Bouw je de facturatie zelf in je website, dan verbind je die via een gecertificeerde Peppol-service provider.
Er is een terugvalregel. Kan de ontvanger om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan hoef je er geen uit te reiken. Je stuurt dan wel een factuur op papier of elektronisch, bijvoorbeeld als pdf. De ontvanger moet zonder uitstel zorgen dat hij e-facturen kan ontvangen.
De tolerantieperiode is voorbij
In de eerste drie maanden van 2026 legde de FOD Financiën geen sancties op, als je kon aantonen dat je je "tijdig en op redelijke wijze" had voorbereid. Het was uitdrukkelijk geen algemeen uitstel (tolerantieperiode). Die periode is afgelopen. Voor self-billing, waarbij de klant de factuur opmaakt, liep nog een aparte tolerantie tot en met 30 juni 2026. Ook die is voorbij.
Wie niet overschakelt, riskeert volgens VILT boetes van 1.500 tot 5.000 euro. Bij technische problemen buiten je schuld kan de FOD in uitzonderlijke gevallen afzien van een boete, maar alleen na een individuele analyse van je dossier, dat je indient via het contactformulier.
Je staat er niet alleen voor: op 18 december 2025 hadden al meer dan een half miljoen ondernemingen de stap gezet.
Wat je concreet doet, in deze volgorde
- Ga met de officiële tool na of je onder de verplichting valt.
- Zorg dat je e-facturen van je leveranciers kunt ontvangen, ook als je webshop alleen aan particulieren verkoopt.
- Kies facturatie- of boekhoudsoftware die met Peppol verbonden is. De overheid publiceert een lijst met oplossingen, waaronder oplossingen die deels gratis of goedkoop zijn.
- Stem af met je boekhouder en vraag je softwareleverancier welke oplossing past bij je manier van werken.
- Bekijk hoe je webshop zakelijke klanten herkent en hoe een factuur van je shop naar je Peppol-software gaat.
- Loop de stappengids van de overheid door.
- Leg je medewerkers uit wat er verandert aan het opmaken en verwerken van facturen.
- Gebruik de fiscale steun die hieronder staat.
- Heb je technische problemen buiten je eigen schuld, leg je dossier dan voor via het contactformulier op efactuur.belgium.be.
Die fiscale steun is niet min. Sinds 1 januari 2025 stijgt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%. In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 krijgen kleine kmo's en zelfstandigen met abonnementsformules een verhoogde kostenaftrek van 120% voor factureringspakketten. Volgens VLAIO geldt die 120% ook voor advieskosten.
Wat er nog aankomt
Dit is geen eenmalige aanpassing. België plant tegen 2028 een bijna realtime elektronisch btw-rapporteringssysteem op basis van e-facturatie, dat op termijn de jaarlijkse klantenlisting moet vervangen. En volgens VLAIO wordt Europese e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht voor intracommunautaire transacties. Wie zijn facturatie nu proper inricht, hoeft dat straks niet opnieuw te doen.
Zelf doen of uitbesteden
Maak je je facturen al in een boekhoudpakket en verkoop je weinig aan bedrijven, dan is het vaak een kwestie van Peppol activeren in die software. Dat doe je zelf, samen met je boekhouder.
Anders wordt het als je webshop zelf facturen aanmaakt, als je zowel particulieren als bedrijven bedient, of als je eigen platform met een ERP of voorraadsysteem praat. Dan moet de logica in je shop kloppen en moet de koppeling met Peppol betrouwbaar lopen. Dat is werk dat ik doe bij webshops op maat en bij platformen en koppelingen. Twijfel je hoe je eigen situatie in elkaar zit, neem dan contact op en we bekijken het samen.
