Je hebt een verzorgde website, een herkenbaar logo en een duidelijke offerte. En dan verstuur je die offerte vanaf een gratis Gmail- of Hotmail-adres. Het werkt, de mail komt aan, maar de ontvanger ziet iets anders dan jij. Hij ziet een bedrijf dat zijn eigen naam nog niet helemaal in handen heeft.
Een adres op je eigen domein, zoals jan@jouwbedrijf.be, lijkt een detail. Het is ook meer dan een mooi adres. Achter de schermen moet je domein aan de rest van het internet vertellen wie namens jou mag mailen. Regel je dat niet goed, dan belanden je mails in de spammap van je klanten, of kan iemand anders zonder veel moeite mailen in jouw naam.
In dit artikel lopen we de fouten langs die we het vaakst tegenkomen, telkens met de oplossing erbij. Geen handleiding voor systeembeheerders, wel wat je als ondernemer moet weten om de juiste vragen te stellen en te controleren of het bij jou klopt.
Waarom een adres op je eigen domein vertrouwen wekt
Een e-mailadres is vaak het eerste wat een nieuwe klant van je ziet, nog voor je website. Staat daar je eigen domeinnaam, dan klopt het verhaal: dezelfde naam op je factuur, je website, je visitekaartje en je mail. Dat geeft rust. De lezer hoeft niet na te denken of hij met het juiste bedrijf praat.
Een gratis adres doet het omgekeerde. Het zegt niet dat je onbetrouwbaar bent, maar het laat een vraag open. Is dit een echt bedrijf of een bijberoep dat nog moet beginnen? Bij een offerte van een paar duizend euro wil je die vraag niet laten hangen.
Er is ook een praktische kant. Een adres op je eigen domein is van jou. Verander je van mailprovider, dan neem je je adres mee. Werkt er later iemand bij je, dan maak je een extra adres aan op hetzelfde domein. Een gratis adres hangt vast aan het platform dat het je geeft, en aan de inloggegevens van wie het ooit heeft aangemaakt.
SPF, DKIM en DMARC in gewone taal
Drie afkortingen bepalen of je mail als betrouwbaar wordt gezien. Ze staan allemaal als tekstregel in de DNS van je domein, het adresboek waarin je domein vertelt waar alles staat. Je hoeft ze niet zelf te schrijven, maar het helpt om te weten wat ze doen.
SPF: de gastenlijst
SPF is een lijst van servers die mail mogen versturen namens jouw domein. Komt er een mail binnen van jouwbedrijf.be, dan kijkt de ontvangende server in die lijst. Staat de verzender erop, prima. Staat hij er niet op, dan wordt de mail verdacht.
DKIM: de verzegelde envelop
DKIM zet een digitale handtekening op elke mail die je verstuurt. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die in je DNS staat. Klopt ze, dan weet hij twee dingen: de mail komt echt van jouw domein, en niemand heeft er onderweg aan geprutst.
DMARC: de huisregels
DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen als SPF of DKIM niet klopt. Niets doen en enkel rapporteren, de mail in quarantaine zetten, of ze weigeren. Daarnaast kan je via DMARC rapporten laten sturen, zodat je ziet wie allemaal mailt in naam van je domein.
| Record | Vraag die het beantwoordt | Gevolg als het ontbreekt |
|---|---|---|
| SPF | Mag deze server mailen voor dit domein? | Mail via onbekende servers wordt sneller als spam gezien |
| DKIM | Is deze mail echt en ongewijzigd? | Geen bewijs van echtheid, minder vertrouwen |
| DMARC | Wat doe je als de controle faalt? | Ontvangers beslissen zelf, misbruik blijft onzichtbaar |
Veelgemaakte fouten en hoe je ze oplost
Je mailt nog vanaf een gratis adres
Het domein staat er, de website draait, maar de mail loopt nog via een privéadres. Soms uit gewoonte, soms omdat het oude adres op alle facturen staat.
De fix: maak een adres op je eigen domein aan en laat het oude adres een tijdje doorsturen naar het nieuwe. Pas je handtekening, facturen en profielen aan. Na een paar maanden merk je dat bijna niemand het oude adres nog gebruikt.
Twee SPF-records naast elkaar
Dit zien we vaak. Iemand voegt een SPF-regel toe voor de mailprovider, later nog een voor de nieuwsbriefdienst. Twee aparte regels lijken logisch, maar een domein mag er maar één hebben. Met twee is het resultaat ongeldig en negeren ontvangers het hele record.
De fix: voeg alles samen in één SPF-record, met alle diensten die voor jou mailen erin.
DKIM staat niet aan
Veel mailproviders bieden DKIM aan, maar zetten het niet automatisch aan. De sleutel moet je zelf in je DNS plaatsen.
De fix: zoek in het beheerpaneel van je mailprovider naar DKIM, kopieer de sleutel naar je DNS en activeer het daarna. Stuur een testmail en bekijk in de broncode van de ontvangen mail of de controle slaagt.
DMARC ontbreekt, of staat meteen op streng
Zonder DMARC heb je geen zicht op misbruik. Maar wie DMARC meteen op weigeren zet, zonder te weten welke diensten allemaal namens hem mailen, blokkeert soms zijn eigen facturen of nieuwsbrief.
De fix: begin met een DMARC-regel die alleen rapporteert. Kijk een paar weken mee welke bronnen opduiken, zet ze correct in SPF en DKIM, en verstrak daarna stap voor stap.
Je vergeet de diensten die namens jou mailen
Je boekhoudpakket verstuurt facturen, je webshop stuurt orderbevestigingen, je nieuwsbriefdienst stuurt campagnes. Allemaal met jouw domein als afzender, maar via hun eigen servers.
De fix: maak een lijstje van elke tool die mail verstuurt met jouw adres als afzender en zorg dat elke tool in je SPF staat en, als het kan, met DKIM tekent.
Waarom mails van je contactformulier in spam belanden
Dit is de klassieker. Een bezoeker vult je contactformulier in, de website stuurt een mail naar jou, en die mail komt in spam terecht of komt helemaal niet aan. Je mist een aanvraag zonder het te weten.
De oorzaak zit bijna altijd in de afzender. Veel formulieren versturen de mail met het adres van de bezoeker als afzender, vanaf je webserver. Voor de ontvangende server ziet dat eruit als een mail van bijvoorbeeld een Gmail-adres, verstuurd door een server die daar niets mee te maken heeft. Precies wat SPF en DMARC moeten tegenhouden.
De fix bestaat uit drie delen:
- Verstuur de mail vanaf een adres op je eigen domein, bijvoorbeeld website@jouwbedrijf.be.
- Zet het adres van de bezoeker in het antwoordveld (reply-to). Klik je op beantwoorden, dan gaat je antwoord gewoon naar de bezoeker.
- Laat de website versturen via je echte mailserver met een login, niet via de standaard mailfunctie van de webserver.
Test daarna zelf. Vul je formulier in met een adres van een andere provider en kijk waar de mail landt. Doe dat ook na elke grote aanpassing aan je site. Een formulier dat stilletjes faalt, kost je klanten die je nooit te zien krijgt.
Aliassen versus aparte postbussen
Niet elk adres moet een eigen postbus zijn. Het verschil is eenvoudig.
Een alias is een extra adres dat doorstuurt naar een bestaande postbus. info@, offerte@ en facturen@ kunnen allemaal binnenkomen in jouw eigen inbox. Er is geen extra login en geen extra opslag. Ideaal als je alleen werkt of met een klein team waarin één persoon de mail opvolgt.
Een aparte postbus heeft een eigen login, eigen opslag en een eigen inbox. Dat heb je nodig zodra een collega zelfstandig mail moet lezen en versturen, of als je iets wilt kunnen overdragen wanneer iemand vertrekt.
Een paar vuistregels:
- Eén persoon, meerdere rollen: één postbus met aliassen.
- Elke medewerker die zelf mailt: een eigen postbus.
- Een adres dat je op je website zet: liefst een alias zoals info@, zodat je de bestemming later kan veranderen zonder je site aan te passen.
Bij ons kost een e-mailadres op je domein vanaf €5 per maand per adres. Kies je slim tussen aliassen en postbussen, dan betaal je alleen voor wie echt een eigen inbox nodig heeft. De instellingen van SPF, DKIM en DMARC nemen we mee in ons werk rond optimalisatie, SEO en onderhoud, net zoals het testen van je contactformulier na elke wijziging.
Een korte checklist
Wil je zelf even controleren hoe je ervoor staat, overloop dan dit lijstje:
- Mail je vanaf een adres op je eigen domein?
- Heeft je domein precies één SPF-record, met alle diensten die voor jou mailen?
- Staat DKIM aan bij je mailprovider en bij je andere tools?
- Is er een DMARC-record, en krijg je de rapporten ook ergens binnen?
- Komt een testbericht via je contactformulier netjes in je inbox, en niet in spam?
- Weet je welke adressen aliassen zijn en welke echte postbussen?
Kan je niet op elke vraag meteen ja zeggen, dan is dat geen ramp. Het zijn instellingen die je één keer goed zet en daarna af en toe controleert.
Twijfel je of jouw mail goed is ingesteld, of blijven aanvragen via je formulier weg? Plan een gratis gesprek van dertig minuten via de contact-pagina. We kijken samen waar het knelt en wat je eraan kan doen.
