Kendi alan adından profesyonel e-posta

Özenli bir web siten, tanınan bir logon ve net bir teklifin var. Sonra o teklifi ücretsiz bir Gmail ya da Hotmail adresinden gönderiyorsun. Çalışıyor, e-posta ulaşıyor, ama alıcı senin gördüğünden farklı bir şey görüyor. Kendi adına henüz tam sahip çıkmamış bir işletme görüyor.

Kendi alan adındaki bir adres, örneğin jan@sirketin.be, küçük bir detay gibi görünür. Ama güzel bir adresten fazlasıdır. Perde arkasında alan adının internetin geri kalanına senin adına kimin e-posta gönderebileceğini söylemesi gerekir. Bunu doğru ayarlamazsan e-postaların müşterilerinin spam klasörüne düşer ya da başka biri pek zahmet çekmeden senin adına e-posta gönderebilir.

Bu yazıda en sık karşılaştığımız hataları, her birinin çözümüyle birlikte ele alıyoruz. Sistem yöneticileri için bir kılavuz değil; bir girişimci olarak doğru soruları sorman ve kendi durumunu kontrol edebilmen için bilmen gerekenler.

Kendi alan adındaki bir adres neden güven verir

Bir e-posta adresi, çoğu zaman yeni bir müşterinin senden gördüğü ilk şeydir, web sitenden bile önce. Orada kendi alan adın yazıyorsa hikâye tutarlıdır: faturanda, web sitende, kartvizitinde ve e-postanda aynı isim. Bu insana huzur verir. Okuyan, doğru firmayla konuşup konuşmadığını düşünmek zorunda kalmaz.

Ücretsiz bir adres bunun tersini yapar. Güvenilmez olduğunu söylemez, ama bir soruyu açıkta bırakır. Bu gerçek bir işletme mi, yoksa henüz başlamamış bir yan uğraş mı? Birkaç bin euroluk bir teklifte bu sorunun havada kalmasını istemezsin.

İşin pratik bir tarafı da var. Kendi alan adındaki adres sana aittir. E-posta sağlayıcını değiştirirsen adresin seninle gelir. İleride yanına biri katılırsa aynı alan adında yeni bir adres açarsın. Ücretsiz bir adres ise onu sana veren platforma ve onu bir zamanlar kim oluşturduysa onun giriş bilgilerine bağlıdır.

Sade bir dille SPF, DKIM ve DMARC

E-postanın güvenilir sayılıp sayılmayacağını üç kısaltma belirler. Hepsi alan adının DNS kayıtlarında birer metin satırı olarak durur; DNS, alan adının her şeyin nerede olduğunu anlattığı adres defteridir. Bunları kendin yazmak zorunda değilsin, ama ne işe yaradıklarını bilmek işine yarar.

SPF: davetli listesi

SPF, alan adın adına e-posta göndermesine izin verilen sunucuların listesidir. sirketin.be adresinden bir e-posta geldiğinde, alıcı sunucu bu listeye bakar. Gönderen listedeyse sorun yok. Değilse e-posta şüpheli hale gelir.

DKIM: mühürlü zarf

DKIM, gönderdiğin her e-postaya dijital bir imza koyar. Alıcı bu imzayı DNS'inde yayımlanan bir anahtarla kontrol eder. İmza tutuyorsa iki şeyi bilir: e-posta gerçekten senin alan adından geliyor ve yolda kimse onunla oynamamış.

DMARC: ev kuralları

DMARC, SPF ya da DKIM kontrolü başarısız olduğunda alıcıların ne yapması gerektiğini söyler. Hiçbir şey yapmayıp sadece raporlamak, e-postayı karantinaya almak ya da reddetmek. Ayrıca DMARC sayesinde rapor alabilirsin; böylece alan adın adına kimlerin e-posta gönderdiğini görürsün.

Sık yapılan hatalar ve çözümleri

Hâlâ ücretsiz bir adresten gönderiyorsun

Alan adı var, web sitesi yayında, ama e-posta hâlâ kişisel bir adres üzerinden gidiyor. Bazen alışkanlıktan, bazen eski adres bütün faturalarda yazdığı için.

Çözüm: kendi alan adında bir adres oluştur ve eski adresin bir süre yeni adrese yönlendirmesini sağla. İmzanı, faturalarını ve profillerini güncelle. Birkaç ay sonra eski adresi neredeyse kimsenin kullanmadığını fark edeceksin.

Yan yana iki SPF kaydı

Bunu sık görüyoruz. Biri e-posta sağlayıcısı için bir SPF satırı ekliyor, sonra bülten servisi için bir tane daha. İki ayrı satır mantıklı görünüyor, ama bir alan adının yalnızca bir SPF kaydı olabilir. İki tane olunca sonuç geçersiz olur ve alıcılar kaydın tamamını yok sayar.

Çözüm: senin adına e-posta gönderen bütün servisleri içeren tek bir SPF kaydında her şeyi birleştir.

DKIM açık değil

Birçok e-posta sağlayıcısı DKIM sunar ama onu otomatik olarak açmaz. Anahtarı DNS'ine senin eklemen gerekir.

Çözüm: e-posta sağlayıcının yönetim panelinde DKIM'i bul, anahtarı DNS'ine kopyala ve ardından etkinleştir. Bir test e-postası gönder ve gelen mesajın kaynak kodunda kontrolün geçip geçmediğine bak.

DMARC yok ya da hemen en sıkı ayarda

DMARC olmadan kötüye kullanımı göremezsin. Ama hangi servislerin senin adına e-posta gönderdiğini bilmeden DMARC'ı hemen reddetmeye ayarlarsan, bazen kendi faturalarını ya da bültenini engellersin.

Çözüm: yalnızca raporlayan bir DMARC kuralıyla başla. Birkaç hafta boyunca hangi kaynakların ortaya çıktığını izle, onları SPF ve DKIM'de doğru ayarla, sonra adım adım sıkılaştır.

Senin adına e-posta gönderen servisleri unutuyorsun

Muhasebe programın fatura gönderiyor, e-ticaret siten sipariş onayı gönderiyor, bülten servisin kampanya gönderiyor. Hepsi gönderen olarak senin alan adını kullanıyor, ama kendi sunucuları üzerinden.

Çözüm: gönderen olarak senin adresinle e-posta yollayan her aracın listesini çıkar ve her birinin SPF'inde yer aldığından, mümkünse DKIM ile imzaladığından emin ol.

İletişim formundan gelen e-postalar neden spama düşer

Bu klasik bir durum. Bir ziyaretçi iletişim formunu dolduruyor, web sitesi sana bir e-posta gönderiyor ve o e-posta spama düşüyor ya da hiç ulaşmıyor. Haberin bile olmadan bir talebi kaçırıyorsun.

Neden neredeyse her zaman gönderende yatar. Birçok form, e-postayı ziyaretçinin adresini gönderen olarak kullanıp web sunucundan yollar. Alıcı sunucu için bu, örneğin bir Gmail adresinden gelen ve onunla hiçbir ilgisi olmayan bir sunucu tarafından gönderilen bir e-posta gibi görünür. SPF ve DMARC'ın durdurmak için var olduğu şey tam olarak budur.

Çözüm üç parçadan oluşur:

• E-postayı kendi alan adındaki bir adresten gönder, örneğin website@sirketin.be.
• Ziyaretçinin adresini yanıt adresi (reply-to) alanına koy. Yanıtla'ya bastığında cevabın doğrudan ziyaretçiye gider.
• Web sitesinin, web sunucusunun varsayılan e-posta fonksiyonu yerine, giriş bilgileriyle gerçek e-posta sunucun üzerinden göndermesini sağla.

Sonra kendin test et. Formu başka bir sağlayıcının adresiyle doldur ve e-postanın nereye düştüğüne bak. Bunu sitende yaptığın her büyük değişiklikten sonra tekrarla. Sessizce başarısız olan bir form, hiç göremeyeceğin müşterilere mal olur.

Takma adlar mı, ayrı posta kutuları mı

Her adresin kendi posta kutusu olması gerekmez. Aradaki fark basit.

Takma ad (alias), mevcut bir posta kutusuna yönlendiren ek bir adrestir. info@, teklif@ ve fatura@ hepsi senin gelen kutuna düşebilir. Ek giriş yok, ek depolama alanı yok. Tek başına çalışıyorsan ya da e-postaları tek bir kişinin takip ettiği küçük bir ekipsen idealdir.

Ayrı bir posta kutusunun kendi girişi, kendi depolama alanı ve kendi gelen kutusu vardır. Bir çalışma arkadaşının bağımsız olarak e-posta okuyup göndermesi gerektiğinde ya da biri ayrıldığında işleri devredebilmek istediğinde buna ihtiyacın olur.

Birkaç pratik kural:

• Bir kişi, birden fazla rol: takma adlarla tek bir posta kutusu.
• Kendisi e-posta gönderen her çalışan: kendi posta kutusu.
• Web sitene koyduğun adres: tercihen info@ gibi bir takma ad; böylece hedefi daha sonra siteye dokunmadan değiştirebilirsin.

Bizde alan adındaki bir e-posta adresi, adres başına aylık €5'tan başlar. Takma adlarla posta kutuları arasında akıllıca seçim yaparsan, yalnızca gerçekten kendi gelen kutusuna ihtiyacı olanlar için ödersin. SPF, DKIM ve DMARC ayarlarını, her değişiklikten sonra iletişim formunu test etmek gibi, optimizasyon, SEO ve bakım çalışmalarımızın bir parçası olarak ele alıyoruz.

Kısa bir kontrol listesi

Nerede durduğunu kendin kontrol etmek mi istiyorsun? Bu listeyi gözden geçir:

• Kendi alan adındaki bir adresten mi e-posta gönderiyorsun?
• Alan adının, senin adına e-posta gönderen bütün servisleri içeren tam olarak bir SPF kaydı var mı?
• DKIM, e-posta sağlayıcında ve diğer araçlarında açık mı?
• Bir DMARC kaydı var mı ve raporlar gerçekten bir yere ulaşıyor mu?
• İletişim formundan gönderilen bir test mesajı spama değil, düzgünce gelen kutuna düşüyor mu?
• Hangi adreslerin takma ad, hangilerinin gerçek posta kutusu olduğunu biliyor musun?

Her soruya hemen evet diyemiyorsan bu bir felaket değil. Bunlar bir kez doğru ayarlayıp sonra ara sıra kontrol ettiğin ayarlar.

E-postanın doğru ayarlanıp ayarlanmadığından emin değil misin, ya da formundan gelen talepler kayboluyor mu? İletişim sayfasından otuz dakikalık ücretsiz bir görüşme planla. Sorunun nerede olduğuna ve neler yapabileceğine birlikte bakalım.